Privacy Statement
NEDERLANDS
Privacy Statement RoboPharma B.V.
RoboPharma B.V., gevestigd aan de Havenweg 14 te (5145 NJ) Waalwijk, Nederland (hierna: RoboPharma), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
RoboPharma is actief op het gebied van apotheekautomatisering. Om onze dienstverlening mogelijk te maken verstrekt u persoonsgegevens aan ons. Bijvoorbeeld als u stukken naar ons opstuurt, als u ons belt, e-mailt, een brief schrijft, als u langskomt of een medewerker van RoboPharma spreekt. Wij vinden het daarom belangrijk dat u weet dat u erop kunt vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens omgaan. In deze verklaring geven wij u toelichting en leggen wij uit hoe wij dit precies doen.
Contactgegevens
RoboPharma B.V.
Havenweg 14
5145 NJ Waalwijk
Nederland
+31416347172
KvK: 69646090
RoboPharma heeft een Privacy Officer aangesteld. De Privacy Officer is te bereiken via sales@capsahealthcare.com.
Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam, adres en woonplaats. Ook uw telefoonnummer en postcode met huisnummer zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens zoals iemands ras, godsdienst of gegevens over uw gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze moeten extra worden beschermd.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van onze eigen bedrijfsvoering. Denk daarbij aan persoonsgegevens van onze klanten, medewerkers en persoonsgegevens die wij verzamelen via de website. Wijzijn zelf verantwoordelijk voor die gegevens.
Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft, dan bent uverplicht om uw werknemers hierover te informeren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam, geslacht
- Bedrijfsnaam
- Adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres
- IP-adres, apparaat- of browserinformatie
- Bankrekeningnummer voor betalingen
- Functienaam
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door profielregistratie, correspondentie en telefonisch
- Surfgedrag op onze website en andere websites (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
Wij verwerken geen persoonsgegevens die we niet rechtstreeks van u hebben verkregen.
Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, zullen uitsluitend voor het specifieke doel waarvoor zij zijn verzameld worden verwerkt. Het kan onder andere de volgende doeleinden betreffen:
- het aanmaken en beheren van uw account op onze website;
- het afhandelen van betalingen en bestellingen;
- het toezenden van onze nieuwsbrief en/of aanbiedingen, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven;
- contact met u opnemen in het kader van onze dienstverlening;
- informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
- analyse van uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren;
- analyse van uw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoefte;
- naleving van wettelijke verplichtingen, zoals belastingaangifte.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geven de persoonsgegevens zonder uw toestemming of een andere grondslag nooit door aan derden. Als wij de gegevens wel met toestemming of een andere grondslag door mogen geven, dan leggen wij de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die wij zelf hanteren.
De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende AVG-grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen u en RoboPharma. Indien u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij onze diensten niet leveren;
- de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens; of
- een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (na een zorgvuldige belangenafweging).
Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt RoboPharma zich aan de regels die privacywetgeving, zoals de AVG, voorschrijft. Dit houdt in dat wij alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn worden verzameld en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Wij houden daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemmen daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. U kunt er dus van uitgaan dat wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan.
Geheimhouding
Onze dienstverlening maakt het noodzakelijk dat onze werknemers toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Om ook hier de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben al onze werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Hiermee leggen wij aan onze werknemers op dat zij uw persoonsgegevens absoluut geheimhouden en dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Belangrijk is nog wel om te weten, dat alleen geautoriseerd personeel uw gegevens verwerken mag.
Uw rechten
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van u, maar deze gegevens blijven natuurlijk wel van u. Daarom bieden wij u altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens wij van u hebben. Een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens kunt u richten aan het volgende e-mailadres: sales@robopharma.com. Hier kunt u ook terecht met vragen over dit Privacy Statement.
U kunt uw toestemming voor verwerking op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht en laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
We willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen voor personen kunnen hebben.
Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hierbij houden wij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard en omvang van de te beschermen gegevens. Onze beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast.
Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor wij de gegevens van u hebben verkregen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld voor fiscale of arbeidsrechtelijke verplichtingen), of als er een (potentiële) claim of geschil bestaat. Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of, indien dat niet mogelijk is, geanonimiseerd zodat ze niet langer tot een persoon herleidbaar zijn.
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven. Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies om onze website goed te laten functioneren en om gepersonaliseerde content te tonen.
Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u middels onze cookiebanner en cookieverklaring geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt cookies weigeren of verwijderen via uw browserinstellingen. Voor een volledig overzicht verwijzen wij u naar onze cookieverklaring op de website.
Wijzigingen
RoboPharma behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Wij raden u dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast.
Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door de organisatie of wenst u gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met ons.
Versie: 1.0 – laatst bijgewerkt op 09/12/2025.
ENGLISH
Privacy Statement RoboPharma B.V.
RoboPharma B.V., located at Havenweg 14, (5145 NJ) Waalwijk, the Netherlands (hereinafter: RoboPharma), is responsible for the processing of your personal data as described in this privacy statement.
RoboPharma operates in the field of pharmacy automation. To enable our services, you provide personal data to us. For example, when you send us documents, call us, email us, write a letter, visit our premises, or speak with a RoboPharma employee. It is therefore important to us that you know you can trust us to handle your (personal) data carefully and confidentially. In this statement, we explain how we do this.
Contact Details
RoboPharma B.V.
Havenweg 14
5145 NJ Waalwijk
The Netherlands
+31 416 347 172
KvK: 69646090
RoboPharma has appointed a Privacy Officer. The Privacy Officer can be reached at: sales@capsahealthcare.com.
What is personal data?
Personal data is any data relating to an identified or identifiable natural person. This means that information either directly concerns someone or can be traced back to this person. Because the data must relate to a natural person, information about deceased persons or organisations does not qualify as personal data. Examples of personal data include your name, address, and place of residence. Your telephone number and postal code combined with house number also constitute personal data. Sensitive data, such as someone’s race, religion, or health information, are referred to as special categories of personal data. These require extra protection.
Whose personal data do we process?
We process personal data for the purposes of our business operations. This includes personal data of our customers, employees, and personal data collected through our website. We are responsible for these data ourselves.
Important: If you, as an organization or company, provide personal data of your employees to us, you are obliged to inform your employees about this.
Which personal data do we process?
We process, among others, the following personal data:
- First and last name, gender
- Company name
- Address details, telephone number, email address
- IP address, device or browser information
- Bank account number for payments
- Job title
- Other personal data that you actively provide, for example through profile registration, correspondence, or by telephone
- Your browsing behavior on our website and other websites (e.g., when part of an advertising network)
We do not process personal data that we have not obtained directly from you.
For what purposes do we use your personal data?
The personal data you provide will only be processed for the specific purpose for which they were collected. These purposes may include:
- Creating and managing your account on our website
- Processing payments and orders
- Sending our newsletter and/or offers, if you have given consent
- Contacting you in relation to our services
- Informing you of changes to our products and services
- Analyzing your behavior on our website to improve the website and tailor our product and service offerings to your preferences
- Analyzing your browsing behavior across various websites to tailor our products and services to your needs
- Complying with legal obligations, such as tax reporting
We use the personal data only for these purposes and never provide personal data to third parties without your consent or another legal basis. If we may share the data with third parties on the basis of consent or legal grounds, we impose the same protection and security requirements on those third parties that we apply ourselves.
The processing takes place on the basis of one of the following GDPR grounds:
- the processing is necessary to enter into and perform the contract between you and RoboPharma. If you do not provide these data, we cannot deliver our services;
- the processing is necessary to comply with a legal obligation;
- you have given consent for the processing of your personal data; or
- there is a legitimate interest that is consistent with or results from the stated purposes (after a careful balancing of interests).
How do we handle your personal data?
When processing personal data, RoboPharma adheres to the rules prescribed by privacy legislation, such as the GDPR. This means that we only collect and process personal data if there is a legal basis and purpose for doing so. We only collect the personal data that is necessary, and then process this data exclusively for the specific purpose. We take into account the nature of the personal data and apply an appropriate level of technical and organizational security measures. You can therefore trust that we handle personal data carefully, safely, and confidentially.
Confidentiality
Our services require that our employees have access to your personal data. To ensure the protection of your personal data, all our employees have signed a confidentiality agreement. This obliges them to keep your personal data strictly confidential and to handle the data you entrust to us with care. Only authorized personnel are permitted to process your data.
Your rights
We collect and process personal data about you, but these data remain yours. Therefore, we always offer you the opportunity to access the data we hold about you. You may submit a request for access, correction, or deletion of your data to: sales@robopharma.com. You can also direct questions about this Privacy Statement to this email address.
You may withdraw your consent for processing at any time. The withdrawal does not have retroactive effect and does not affect the lawfulness of processing prior to the withdrawal.
We also wish to point out that you have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). This can be done via the following link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Automated decision-making
We do not make decisions based on automated processing that may have (significant) consequences for individuals.
How do we secure personal data?
We take the protection of your personal data seriously. We therefore take appropriate technical and organizational measures to prevent misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure, and unauthorized modification. In doing so, we take into account the state of the art, implementation costs, and the nature and scope of the data to be protected. Our security measures are periodically evaluated and adjusted where necessary.
How long do we store personal data?
We do not store your personal data longer than strictly necessary to fulfil the purposes for which we collected them, unless we are legally required to retain the data longer (for example, for tax or employment law obligations), or if there is a (potential) claim or dispute. After the retention period has expired, personal data are deleted or, if deletion is not possible, anonymized so that they can no longer be traced back to an individual.
Sharing personal data with third parties
We share your personal data with various third parties if this is necessary for the performance of the contract, to comply with a legal obligation, or when you have given consent. With companies that process your personal data on our behalf, we enter into a data processing agreement to ensure the same level of security and confidentiality. We remain responsible for these processing activities.
Cookies or similar technologies we use
We use functional, analytical, and tracking cookies to ensure the proper functioning of our website and to display personalised content.
During your first visit to our website, we informed you about these cookies via our cookie banner and cookie statement, and requested your consent to place them. You can refuse or delete cookies via your browser settings. For a complete overview, please refer to our cookie statement on the website.
Changes
RoboPharma reserves the right to make changes to this Privacy Statement. We therefore recommend checking regularly whether anything has been updated.
If you have any questions about the processing of your personal data or wish to exercise one of the above-mentioned rights, you may always contact us.
Version: 1.0 – last updated on 09/12/2025.